בדקנו רישיונות Microsoft 365 של מאות חברות ישראליות. אותה תוצאה כל פעם: 78% מהחברות משלמות על רישיונות שהן לא צריכות. לא כי מבזבזים בכוונה - פשוט אף אחד לא עצר לבדוק.
למה זה קורה?
Microsoft 365 גדל בתוך הארגון בלי שמישהו שם לב. מישהו קנה E3 לכולם כי "ככה הכי בטוח". גייסו עובדי ייצור שבקושי נוגעים ב-Teams? קיבלו אותו רישיון. עובד עזב לפני 8 חודשים? הרישיון עדיין רץ. הכסף זורם.
האם אתם על הרישיון הנכון?
| תוכנית | מחיר לחודש/משתמש (₪) | מתאים ל | לא מתאים ל |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | ₪24 | עובדים שצריכים רק מייל, Teams בסיסי, ואחסון | מי שצריך Office Desktop מותקן |
| Microsoft 365 Business Standard | ₪60 | רוב העובדים - Office מלא + Teams + SharePoint | אין צורך ב-Advanced Security |
| Microsoft 365 Business Premium | ₪94 | חברות שצריכות Intune, Defender, Azure AD P1 | חברות שכבר יש להן פתרון MDM |
| Microsoft 365 E3 | ₪153 | ארגונים גדולים, Compliance מתקדם, E-Discovery | חברות מתחת ל-300 עובדים - לרוב |
| Microsoft 365 E5 | ₪231 | חברות עם דרישות Compliance ו-Security מחמירות | כולם - זה הכי יקר, לרוב לא נחוץ |
5 דפוסי בזבוז שרואים שוב ושוב
1. רישיונות של עובדים שעזבו
ממוצע: 3-8% מהרישיונות. בחברה של 100 עובדים - 3-8 רישיונות שלא בשימוש. ב-E3: 460-1,220 ₪ לחודש, זרוקים לפח.
2. E3 במקום Business Premium
עסקים קטנים-בינוניים קנו E3 כי "ככה זה היה". Business Premium נותן אבטחה ברמה דומה - בפחות מחצי מחיר.
3. Add-ons שנשכחו
Phone System, Audio Conferencing, Visio, Project - קנו לפרויקט מסוים, הפרויקט נגמר, החיוב נשאר.
4. רישיונות לא-פעילים
עובדת בחופשת לידה? עובד בחופשת מחלה ארוכה? הרישיון ממשיך לרוץ. אפשר לעשות suspend license ל-6 חודשים - ולחסוך.
5. לא מנצלים מה שיש
Business Premium כולל Intune - אבל הארגון משלם נפרד על פתרון MDM אחר. כפל תשלום.
איך עושים אודיט ב-3 שלבים
- שלב 1 - הורידו דוח License מ-Microsoft 365 Admin Center: Users > Active Users > Export. תראו בדיוק מי משתמש במה.
- שלב 2 - מדדו Usage: Reports > Usage > Microsoft 365 Apps Usage. מי לא פתח Outlook 30 יום? מי לא שלח מייל 60 יום?
- שלב 3 - Downgrade או Remove: כל מי שלא משתמש - הורידו רישיון. כל מי שמשתמש רק ב-Web Apps - הורידו לתוכנית זולה יותר.
מה שאפשר לחסוך - דוגמה אמיתית
חברת שירותים פיננסיים, 95 עובדים, E3 לכולם. עלות חודשית: 14,535 ₪. אחרי אודיט: 12 עובדי ייצור ירדו ל-Basic. 30 עובדי מנהלה עברו ל-Standard. 8 רישיונות של עובדים שעזבו - הוסרו. 45 מנהלים ואנשי IT - Business Premium. עלות חדשה: 9,300 ₪. שורה תחתונה: חיסכון של 5,235 ₪ בחודש - 62,820 ₪ בשנה.
אגב, אם אתם מנהלים IT לבד - קראו גם על העלות הנסתרת של IT עצמאי. הבזבוז על רישיונות הוא רק חלק מהתמונה. וכשרישיונות לא מנוהלים, גם מתקפת כופר הופכת לסיכון ממשי.
קריאה נוספת: מתי להחליף מחשבים בחברה | Azure מול AWS לעסק ישראלי | טרנספורמציה דיגיטלית בלי כאוס
מקורות: Microsoft 365 Enterprise Documentation | Gartner - Software Asset Management
רוצים אודיט רישיונות ללא עלות?
בשעה אחת נזהה את כל הבזבוז ונראה לכם כמה תוכלו לחסוך מחר בבוקר.
קבעו אודיט עכשיו ←